ビジネスの現場で納期の延長をお願いする際に、「もう少し時間をいただけませんか」とうまく伝える方法について悩む方も多いでしょう。
この記事では、次の内容について詳しくご紹介します。
・尊敬を込めた別の表現方法
・依頼をする際のマナー
・具体的な文例
これらのポイントをマスターすることで、追加時間の要求をする際の不安を軽減できるでしょう。
追加時間を依頼する際の適切な表現と注意点
非適切な状況とその理由
ビジネスシーンで「追加時間を依頼する」という表現は、非公式であり、場合によっては相手に不快感を与える可能性があります。
特に、以下のような状況では相手に不快な印象を与えやすいです。
・依頼の理由が不明確な場合
・謝罪の言葉がない場合
より適切な表現方法
相手に配慮し、不快感を与えずに時間を依頼するためには、以下のようなフレーズが推奨されます。
「納期の延長をお願いすることは可能でしょうか？」
「もう少し準備時間をいただけると助かります」
追加時間依頼のポイント
追加時間を依頼する際には、以下の点に注意して行動しましょう。
余裕をもって依頼することで、相手に調整の時間を提供できます。
理由を明確にする
なぜ時間延長が必要かを具体的に説明することで、相手の理解と協力を促します。
謝罪を忘れずに
期待を裏切る形になる場合は、誠実に謝罪を伝えましょう。
新しい納期の提案
可能な納期を明示することで、相手が新たな計画を立てやすくなります。
ビジネスメールで「追加時間を依頼する」際の典型的な文例集
ビジネスメールで追加時間を依頼する場合の模範的な例文を以下に示します。
【例文1（メール完結タイプ）】
この例文はメールのみで問題を解決するシナリオ向けです。文中には「お詫び」、「理由の説明」、「新しい納期の提案」が含まれています。
件名：〇〇プロジェクトに関する納期延長のお願い
〇〇様
いつも格別のご配慮を賜り、心から感謝しております。
現在進行中の〇〇プロジェクトで、予期せぬ問題が発生し、予定していた納期の遵守が難しくなってしまいました。
大変申し訳ないのですが、納期を〇月〇日まで延長していただけないでしょうか。
この度のご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
ご確認の上、ご検討をお願い致します。
【例文2（遅延の初期通知）】
遅延の可能性を速やかに通知し、詳細は追って報告するシナリオの文例です。
件名：〇〇プロジェクトの納期調整について
〇〇様
常にご支援いただき、誠にありがとうございます。
〇〇プロジェクトを進行中に想定外の問題が発生し、予定の納期に間に合わない可能性が出てきました。
このことをまずはご報告し、納期について改めてご相談させていただきたく存じます。
詳細は後ほど改めてお知らせしますので、今回の事態につきましては何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。
この度のご迷惑をお掛けし、心よりお詫び申し上げます。
まとめ
この記事では、ビジネスメールで「追加時間を依頼する」ための重要なポイントと実践的な文例を紹介しました。
礼儀正しい表現を選ぶことで、相手に不快感を与えることなく、スムーズに納期の調整を依頼することができます。
この情報が、皆様のビジネスコミュニケーションを向上させる一助となれば幸いです。
